Als KMO in volle groei, heb je nood aan een flexibele IT-partner die meedenkt en snel kan schakelen wanneer dat nodig is. Dat is precies waar Watergenius naar op zoek was in 2018 en vond bij Tricore. Nu, zeven jaar later, is het duidelijk dat wat toen nog een berekend risico leek te zijn, een schot in de roos was.
We begeven ons in de vergaderruimte van Watergenius in Kortessem. Van hieruit neem ik, Senne Snellings van Smeltpunt, je graag mee samen met Terry De Reydt, Robin Wauters en Wouter Vanaken, doorheen een samenwerking waar vertrouwen de stuwende kracht is.
Goedemorgen Terry, kan je kort even toelichten wie je bent en wat Watergenius precies doet?
Terry: “Watergenius is ondertussen 35 jaar actief als waterbehandelingsbedrijf waarbij we water slimmer en duurzamer maken, met systemen die comfort verhogen en verspilling verminderen. Ikzelf houd me de laatste 25 jaar bezig met al het operationele, dus zowel het service gedeelte als de algemene werking en het IT technische luik.”
Welke noden of frustraties hebben jullie ertoe gebracht om een IT-partner te zoeken?
Terry: “Toen ik hier begon waren we nog maar met vijf mensen en leidde mijn pc een dubbelleven als server (lacht). Met dat we als bedrijf verder bleven groeien werd ook snel duidelijk dat de nood naar een gestructureerd IT-beheer groter werd.
In 2018 zijn we naar de huidige locatie verhuisd en was het tijd om de volledige IT-infrastructuur te vernieuwen. Dat moment viel toevallig samen met de beslissing van Robin, Stijn en Jonas om Tricore op te richten. Robin was mijn contactpersoon bij de vorige IT-partner en dat heeft voor mij de doorslag gegeven om van IT-partner te veranderen en het vertrouwen aan Tricore te geven.”
“Die flexibiliteit zorgt ervoor dat ik nog geen moment spijt heb gehad van de keuze voor Tricore.”
Welke impact heeft die beslissing gehad op jullie bedrijf om van een IT-partner waar 30 mensen werkten om te schakelen naar Tricore, waar toen nog maar drie mensen werkten?
Terry: “De grootte van het bedrijf maakte voor ons niet zoveel uit, het zijn de mensen die er werken die het verschil maken. Als KMO in volle groei heb je mensen nodig die jouw situatie en belangen kennen en begrijpen. Tricore is intussen ook gegroeid naar een bedrijf van 18 mensen, desondanks hebben wij ons op geen enkel moment moeten aanpassen.
Voor ons is het belangrijk dat wanneer er morgen een probleem is, ik terecht kan bij iemand die snel kan schakelen en dat is tot op de dag van vandaag absoluut nog het geval. Die flexibiliteit zorgt ervoor dat ik nog geen moment spijt heb gehad van de keuze voor Tricore.”
Robin: “Ik denk dat het voor klanten die ons kenden van het verleden sowieso een berekend risico was om van dag één met ons in zee te gaan. Je moet op dat moment de beslissing maken om de continuïteit van jouw bedrijf toe te vertrouwen aan de mensen die je kent of te blijven bij je huidige IT-partner, waar je geen zicht hebt op wie jouw nieuwe contactpersoon zal worden.
Watergenius is een van de eerste drie klanten die ons dat vertrouwen hebben gegeven, wat absoluut niet vanzelfsprekend is. Iemand met de juiste technische skills is daarom nog niet in staat om een succesvol bedrijf te runnen. Gezien we nog altijd samenwerken, denk ik dat we dat vertrouwen zeker niet geschonden hebben.”
“Dat is de reden waarom we Tricore zijn gestart, om problemen te voorkomen in plaats van te genezen door middel van een proactieve benadering van de IT-infrastructuur.”
Welke oplossingen heeft Tricore hier doorheen de jaren al geïmplementeerd?
Robin: “Vlak voor hun verhuis naar hier hebben we een voorstel gemaakt voor de vernieuwing van hun IT-infrastructuur. Dat was de eerste keer dat Stijn en ik als technische mensen het commerciële luik omarmden. Uiteindelijk hebben we het vertrouwen van Peter en Terry gekregen om een complete vernieuwing door te voeren. Concreet ging dat over een volledig nieuwe serveromgeving, een vernieuwd netwerk en een enorme verhoging van de cybersecurity.
Dat heeft niet veel later ook meteen gerendeerd toen hier een camera server die niet in ons beheer zat werd gehackt. Dankzij de sterke netwerkbeveiliging die we hadden opgezet is het daarbij gebleven en hebben we de toegang tot het volledige Watergenius netwerk kunnen vermijden. Dat is de reden waarom we Tricore zijn gestart, om problemen te voorkomen in plaats van te genezen door middel van een proactieve benadering van de IT-infrastructuur.”
Terry: “Dat is allemaal relatief snel gegaan, na negen maanden tijd was alles vernieuwd. De beste beslissing ooit als je kijkt waar we vandaan kwamen.”
Hoe verloopt de samenwerking in de praktijk?
Robin: “In het begin was ik steeds het eerste contact. Naarmate Tricore verder groeide is dat een beetje veranderd en denk ik dat Terry vandaag verschillende goede contacten binnen Tricore heeft waar hij bij terecht kan. Uiteraard ben ik wel nog altijd betrokken bij al het commerciële en weet Terry ook dat hij mij altijd kan bereiken wanneer dat nodig is.”
Terry: “Als je quasi elke dag aan het samenwerken bent, wil je niet dat je elke keer dat je belt, je opnieuw moet uitleggen wie je bent. Zoals ik eerder zei, is Tricore ook een stuk groter dan in het begin, maar iedereen is wel altijd op de hoogte van onze situatie. Dat maakt het veel aangenamer om te communiceren.”
Op een gegeven moment heeft Tricore hier ook Odoo geïmplementeerd, hoe is dat in zijn werk gegaan?
Robin: “Dat is opnieuw een prachtig voorbeeld van het vertrouwen dat we van Watergenius hebben gekregen. Na onze eerste samenwerking in 2018, zijn we blijven doorgroeien en zijn er binnen Tricore nieuwe departementen bij gekomen, waaronder software in 2023. Het toeval wou dat Watergenius in die periode ook aan het uitkijken was naar een vernieuwing van hun Enterprise Resource Planning (ERP).”
Terry: “We hebben 15 jaar met Adsolut gewerkt omdat we in het verleden Brilliant klant zijn geweest. In het begin was dat in handen van een kleine groep mensen en konden wij met hen meegroeien. Enkele jaren later beslisten ze om hun oplossing te verkopen aan Wolters Kluwer, waar we dan als een nummer in een helpdesk belandden. Vanaf toen is dat voor Watergenius echt een lijdensweg geweest. Drie jaar geleden heb ik tegen Peter gezegd dat de grootste rem op dit bedrijf de ERP was en dat we op zoek moesten naar iets nieuws.
Niet veel later werd Tricore partner van Odoo en is Wouter hier een demo komen geven, waarna we dan de knoop hebben doorgehakt en voor Odoo (en opnieuw voor Tricore) hebben gekozen.”
Wat is voor Watergenius het grote voordeel van Odoo?
Terry: “Ik heb heel veel verschillende oplossingen bekeken, maar het feit dat Odoo open source is in combinatie met de vele integratiemogelijkheden waren voor mij de grootste voordelen. Binnen Watergenius bestonden er al veel kleine eilandjes en Odoo laat die nu met elkaar communiceren.”
Wouter had meteen de lead van het software departement binnen Tricore, iemand die je eigenlijk nog niet kende. Had je daar dan meteen evenveel vertrouwen in als in Robin, Stijn en Jonas?
Terry: “Het was al heel snel duidelijk dat Wouter iemand is waar ik in de eerste plaats mezelf bij kon zijn, wat voor mij heel belangrijk is. Daarnaast is Wouter ook iemand die enorm snel zaken kan interpreteren, op een niveau dat ik nog niet vaak gezien heb in mijn leven. Dat was eigenlijk al duidelijk in de GAP analyse.”
Wouter: “Het was ook een heel groot project, dan is het ook ergens wel logisch dat je het bedrijf kent.”
Robin: “Je minimaliseert het nu wel Wouter, maar het is weinigen gegeven om op die manier een organisatie te begrijpen en telkens vijf stappen vooruit te denken bij implementaties.”
Terry: “Ik denk dat Wouter onze interne workflows beter begrijpt dan sommigen die hier al jaren werken.”
“Bijna 50% van alle ERP projecten mislukken en 75% lopen vertraging op, dan is duidelijke en open communicatie van essentieel belang.”
Wouter, wat was jouw ervaring met dit project?
Wouter: “Op zes maanden was alles geregeld hè (iedereen lacht). Nee, we zijn gestart in september 2023, waarbij al snel duidelijk werd dat de vooropgestelde planning iets te optimistisch was ingeschat. In het begin was het vooral even zoeken naar een werkbare oplossing voor Watergenius binnen de mogelijkheden van Odoo. Ik denk dat we op het juiste moment live zijn gegaan, met een oplossing waar alle partijen tevreden over waren.
Bijna 50% van alle ERP projecten mislukken en 75% lopen vertraging op, dan is duidelijke en open communicatie van essentieel belang om zo een project tot een goed einde te brengen.
De initiële planning was om na negen maanden live te gaan, maar na zes maanden bleek dit onhaalbaar. Dan hebben we samen met Watergenius besloten om het boekjaar te verlengen tot eind 2024 en zijn we op 1 mei 2025 van de ene op de andere dag overgeschakeld.”
Robin: “Zo’n omschakeling mag ook niet onderschat worden, Watergenius is een grote organisatie met enorm veel data. Vanaf het moment dat de knop wordt omgedraaid is er geen weg terug. Als dan blijkt dat er fouten inzitten, ligt heel de organisatie plat.”
Terry: “Daarnaast zijn wij ook een bedrijf met een heel atypische manier van werken waardoor het niet mogelijk was om een gefaseerde implementatie door te voeren. Het was echt alles of niets."
Terry, hoe kijk jij terug op dat traject?
Terry: “Wouter en ik hebben op de meest onmogelijke momenten met elkaar gewhatsappt om samen tot het beste resultaat te komen en geen van ons beiden is in dat proces daardoor geïrriteerd geraakt. Wouter zei net dat 75% van de ERP projecten vertraging oplopen. Het is dankzij die extra maanden waarin we de oplossing verder geperfectioneerd hebben, dat we op één dag zijn kunnen omschakelen en als bedrijf de volledige continuïteit hebben kunnen waarborgen.
Ik denk niet dat veel bedrijven dat kunnen zeggen bij een verandering van deze omvang. Dat is volledig te danken aan de voorbereiding én de mensen erachter.”
Wouter: “Om een idee te geven: vrijdag hebben we alles uitgezet en maandag waren er 180.000 relaties overgezet, 50.000 serienummers gesynchroniseerd, 40.000 contracten gemigreerd en 6.000 openstaande facturen overgezet. Over veel data gesproken (lacht).”
Odoo is een heel breed pakket, hebben jullie nieuwe functionaliteiten ontdekt die jullie voordien nog niet gebruikten?
Terry: “Dat is het gevaar als je nieuw speelgoed krijgt (lacht). Op een bepaald moment heeft Wouter ook gezegd om te stoppen met focussen op de randanimatie en in te zetten op de elementaire basis. In de laatste vier maanden voor de go-live, heb ik dan toch besloten om er nog een integratie met een nieuwe planningstool bij te doen.”
Wouter: “Die integratie ging een andere partij doen, maar die hebben dan hun kat gestuurd. Dus uiteindelijk hebben wij die toch zelf gedaan, wat ons achteraf gezien ook ten goede is gekomen in het beheer daarvan.”
Robin: “Sinds een jaar doen we hier ook de telefonie, waarbij we nu aan het kijken zijn om een integratie te maken met Odoo CRM waar de contactfiche van een relatie automatisch opent wanneer er gebeld wordt.”
Terry: “Telefonie is de rode draad in alles wat we doen. We hebben een team van acht mensen die elke dag de telefoons bemannen, dat vertaalt zich in een trafiek van 400 à 500 calls per dag.
Onze vorige telefonie partner kon die service niet meer waarmaken waardoor we constant kampten met connectieproblemen. Ook dat was eerst een klein bedrijf en werd dan opgekocht door een grote mastodont. Bijgevolg verdwenen al mijn persoonlijke contacten en kregen we niets meer geregeld. Stijn heeft de oplossing van Tricore hier voorgesteld en dan hebben we ook voor onze telefonie, opnieuw op basis van vertrouwen, voor Tricore gekozen.”
Wouter: “Een bedrijf hoeft zeker niet al eieren in de mand van dezelfde leverancier te leggen, maar het is wel een enorme meerwaarde naar efficiëntie toe om alle IT-diensten onder hetzelfde dak te hebben zitten.”
Veel veranderingen op IT-vlak dus voor Watergenius de laatste jaren, hoe wisten jullie telkens jullie mensen mee te krijgen in die veranderingen?
Terry: “Bij de implementatie van Odoo hebben hier de eerste twee weken na de go-live mensen van Tricore gekampeerd om 1-op-1 die opleiding te faciliteren. Dat is door onze mensen heel goed onthaald geweest, omdat Giel en Arnaud daar ook hun tijd voor namen en beseften dat onze mensen geen IT’ers zijn. Dus ook op dat vlak was dat een zeer aangename samenwerking.”
Heb je schrik dat Tricore op een dag ook te groot wordt voor Watergenius?
Robin: “Die bezorgdheid heeft Terry zelfs al tegen mij uitgesproken en dat we moeten behouden wie we zijn, los van de grootte van het bedrijf. Ik denk ook niet dat we ooit zullen evolueren naar een bedrijf waar geen persoonlijk contact meer bestaat. KMO’s zijn bedrijven die snel moeten kunnen schakelen, een IT-partner moet daarin de nodige flexibiliteit kunnen bieden.”
Terry: “Exact.”
Oké, nog een laatste vraag om af te sluiten: Als je de samenwerking met Tricore moet samenvatten in drie woorden dan zijn dat…?
Terry: “Menselijk, aanspreekbaar en betrouwbaar.”
Een succesvolle samenwerking draait om meer dan enkel vertrouwen. Om van een samenwerking een herhaaldelijk succes te maken, moet je keer op keer de verwachtingen inlossen en in sommige gevallen overstijgen. Daar is de relatie tussen Tricore en Watergenius het bewijs van, waarbij vertrouwen het fundament van een ijzersterke partnership is.
Op zoek naar een IT-partner die van aanpakken weet?