Wanneer je als familiebedrijf al drie generaties lang meebouwt aan kwaliteit, betrouwbaarheid en vakmanschap, dan zoek je partners die dezelfde waarden uitdragen. Dat is exact wat Vangronsveld zocht en vond bij Tricore.
We zitten rond de tafel met Mirthe Vangronsveld, dochter van de huidige zaakvoerders en mee klaar om op termijn het roer over te nemen, Robin Wauters, Managing Partner bij Tricore, en Giel Swennen, Business Analist bij Tricore. Van hieruit neem ik, Senne Snellings van Smeltpunt, je graag mee door hun traject: van manuele processen en verouderde software naar een modern, geïntegreerd systeem.
Mirthe, kan je Vangronsveld even voorstellen?
Mirthe: “Vangronsveld is een echt familieverhaal. Het bedrijf is opgestart door mijn opa, als klassiek elektriciteitsbedrijf. Later is de focus uitgebreid met verlichting en is de showroom verhuisd naar het gebouw waar we nu al bijna dertig jaar zitten.
Mijn ouders (Peter en Inge, n.v.d.r.) hebben het bedrijf in 2007 volledig overgenomen en sindsdien is ons team ook sterk uitgebreid. Ik ben zelf na mijn studies architectuur mee ingestapt met de bedoeling om het bedrijf op termijn verder te zetten.”
Wanneer ontstond de nood aan een IT-partner?
Mirthe: “Vroeger deden we alle administratie manueel. Offertes, leveringen, facturen… dat ging zolang het volume beheersbaar bleef. Op een bepaald moment bots je op een grens.
Toen zijn we op zoek gegaan naar een IT-partner die ons kon ondersteunen op het vlak van hardware en niet veel later zijn we ook met Brilliant van start gegaan voor administratie en facturatie.”
“Vroeger deden we alles manueel. Dat werkt zolang je klein blijft, maar op een bepaald moment bots je op een grens.”
Was dat toen al meteen Tricore?
Robin: “Nee, wij werken sinds een drietal jaar samen met Vangronsveld. Zoals vaak het geval is, waren er enkele uitdagingen bij de toenmalige IT-partner en waren ze op zoek naar een andere oplossing.
Toen wij met Tricore in beeld kwamen, draaide Brilliant hier nog onder de trap op een lokale server. We hebben eerst de stap gezet naar een stabielere IT-infrastructuur en naar een cloudomgeving, zodat Vangronsveld niet meer afhankelijk was van lokale hardware en de bijbehorende investering daarin.”
Waarom dan uiteindelijk de overstap naar Odoo?
Robin: “Na de succesvolle optimalisatie van hun IT-infrastructuur, kwam de vraag of er geen modernere oplossing bestond dan Brilliant. Bovendien moet elk bedrijf vanaf 2026 voor hun e-facturatie overschakelen naar het Peppol-netwerk. Ook dat is voor veel bedrijven een belangrijke beweegreden om de switch te maken naar Odoo.
Het omschakelen van software heeft een veel grotere impact op een bedrijf dan het vernieuwen van de IT-infrastructuur. Toch hebben we dat vertrouwen gekregen van Peter en Inge en ik denk niet dat we dat geschaad hebben.”
Mirthe: “We zijn nu negen maanden verder en ik denk dat onze Odoo-omgeving nu voor 95% op punt staat. We hadden heel veel schrik voor die migratie, maar eigenlijk hebben we zo goed als geen problemen ondervonden.”
Robin: “Je hoort vaak verhalen waar bedrijven bij een go-live volledig plat liggen. Dat is iets wat we net trachten te vermijden met een sterke voorbereiding en de juiste mensen in te schakelen.”
Hoe is de overgang van jullie vorige IT-partner naar Tricore verlopen, en bij uitbreiding van Brilliant naar Odoo?
Mirthe: “Papa had heel veel schrik toen. Ik weet nog dat hij zei: “Ochot, ze komen hier aan de computers werken, wat gaat dat geven.” Achteraf gezien was die ongerustheid nergens voor nodig. We zijn bij Tricore terecht gekomen op aanraden van de Slagmolen in Bilzen, dat gevoel zat meteen goed waardoor we zelfs niet met andere IT-partners gepraat hebben en meteen voor Tricore kozen.
Ook de overgang naar Odoo ging heel vlot. In het begin van het jaar hebben Giel en Arnaud hier vijf weken dagelijks gezeten. Ze gaven 1-op-1 opleidingen aan de mensen op kantoor en in het magazijn, tot iedereen zijn weg had gevonden.”
Hebben jullie de manier van werken hard moeten aanpassen aan Odoo of was het eerder een vertaling van bestaande processen uit Brilliant?
Robin: “Uit de GAP-analyse bleek al dat de processen die in Brilliant opgezet waren al redelijk goed in elkaar zaten. Let op, Odoo is niet gemaakt voor elk bedrijf en daar zijn we ons ook zeker van bewust. Wanneer we in de GAP-analyse merken dat er betere oplossingen bestaan, zullen we de eerste zijn om dat aan te geven. Daarom proberen we ook in ieder project de hoeveelheid maatwerk te beperken.”
Mirthe: “Een vertaling van onze bestaande processen, dat was ook een vereiste van ons voor we de omschakeling in gang hebben gezet. We werken al jaren met die processen, dus we zijn ook heel blij dat we die volledig hebben kunnen behouden.”
Dus het is wel de bedoeling op termijn ook gebruik te maken van de andere modules binnen Odoo?
Mirthe: “Inderdaad. E-mailmarketing hebben we in het verleden eigenlijk nooit gedaan. Sinds we met Odoo werken zijn we hier veel actiever mee bezig omdat heel ons klantenbestand ook meteen inzetbaar is.”
Wat is voor jullie het grootste voordeel van Odoo te gebruiken?
Mirthe: “Ons aanbod is zeer groot en in Odoo is het veel makkelijker om bijvoorbeeld producten terug te vinden op basis van artikelnummers. Ook de facturatie verloopt nu veel vlotter.”
Robin: “Daarnaast creëert Odoo ook een basis voor verdere groei. Denk aan integratie met de website, gerichte communicatie naar klanten en het gebruik van het klantenbestand voor marketing. Dat zat er vroeger allemaal niet of nauwelijks in.”
Giel, op welke manier was jij betrokken bij dit project?
Giel: “Ik heb vooral geholpen met het kassasysteem in te richten. Vangronsveld verkoopt 99% van de producten die in hun systeem zitten. In totaal verkopen ze ongeveer 300.000 producten, dus die moesten ook allemaal vlot terug te vinden zijn in het kassasysteem met de juiste specificaties.”
Hoe heb jij de go-live ervaren?
Giel: “Voor mij was dat heel spannend aangezien dit mijn eerste project was nadat ik ben aangenomen bij Tricore. Ik weet nog dat Peter heel zeker was dat er wel ergens problemen zouden opduiken bij de go-live. Uiteindelijk bleek er zich geen enkel probleem voor te hebben gedaan. Dus dat gaf wel enorm veel voldoening. Het belangrijkste in dit soort projecten is om te blijven communiceren met elkaar, alleen zo kan je misverstanden of problemen voorkomen.”
Mirthe, jullie zijn zelf bij Tricore terecht gekomen op aanraden van een ander bedrijf. Als jij Tricore zou moeten aanraden, hoe zou je ze dan omschrijven?
Mirthe: “Tricore is een partner die betrouwbaar is, sterk advies geeft en met ons meedenkt. Je voelt dat ze de realiteit van een KMO en een familiebedrijf begrijpen.”
“Bij elke samenwerking draait het om vertrouwen. Dat krijg je niet cadeau, dat moet je telkens opnieuw waarmaken.”
Robin: “Er moet ook een match op menselijk vlak zijn. Bij elke samenwerking draait het om vertrouwen. Dat krijg je niet cadeau, dat moet je telkens opnieuw waarmaken.”
De samenwerking tussen Vangronsveld en Tricore toont hoe sterk een partnership kan zijn als vertrouwen, continuïteit en menselijkheid centraal staan. Niet de technologie op zich, maar de manier waarop ze wordt ingezet, maakt het verschil.
Op zoek naar een IT-partner die jouw bedrijf dezelfde stabiliteit en groeikansen biedt?